Dit is waar je als webshop op moet letten bij cadeaubonnen

Een cadeaubon is altijd een geslaagd cadeau. Of je nu op zoek bent naar een geschenk voor een foodie, een muziekliefhebber of de sportieve avonturier. Er is voor ieder wat wils. Cadeaukaarten zijn een populaire keuze tijdens verjaardagen (om te geven en ontvangen). Ook tijdens de feestdagen was dit een leuke manier om iemand te verrassen. 

Wel zijn er over de jaren heen een aantal belangrijke wetswijzigingen doorgevoerd omtrent het verkopen en verzilveren van de cadeaubonnen. In deze blog lees je waar jij als ondernemer rekening mee moet houden. Denk aan onderwerpen zoals de geldigheid van cadeaubonnen, het (online) bestedingslimiet én waarom jij er toch goed aan doet om een cadeaubon verkopen.

Wij helpen je graag bij het optimaal benutten van jouw bedrijfspotentieel. Lees je snel verder?

Dit zijn de belangrijkste wijzigingen van de afgelopen jaren:

1. Beperking van het online bestedingsbedrag
2. Limiet op de cadeaukaart waarde
3. Wettelijke geldigheid 

Beperking online bestedingsbedrag

Wil je klant met een cadeaubon van meer dan 50 euro een cadeau bestellen? Houd er dan rekening mee dat de ontvanger per (online) transactie maximaal 50 euro van de cadeaukaart kan verzilveren. Wanneer er meer geld op de cadeaukaart staat, zal de ontvanger dat moeten bewaren voor een volgende aankoop. Het restant van het aankoopbedrag wordt via de reguliere betaalmethodes betaald.

Deze nieuwe regelgeving (onderdeel van de anti-witwasrichtlijn AMLD5) is in het leven gebracht om het gebruik van anonieme betaalkaarten voor witwaspraktijken en drugshandel te voorkomen. Deze strikte regels zijn ook voor cadeaubonnen verkopen van toepassing. De EU ziet dit namelijk als prepaid betaalkaarten (ofwel elektronisch geld) en dit moet dus aan strenge regels voldoen.

Maar… er zijn uitzonderingen

Deze beperking op het bestedingsbedrag heeft wel een aantal uitzonderingen. Bij een eigen cadeaukaart van de organisatie (die je alleen kunt verzilveren bij de eigen winkel) geldt dit bijvoorbeeld niet. Denk aan een bon van de Hema of Zalando. Dit wordt niet gezien als elektronisch geld, omdat je dit maar bij één partij kunt inleveren. Dit worden ook wel closed loop cadeaubonnen genoemd.

Ook wanneer je een cadeaukaart inlevert in de fysieke winkel gelden deze beperkingen niet, omdat de transactie in dat geval in de winkel plaatsvindt. Daarnaast zijn cadeaukaarten die voor een specifieke categorie bestemd zijn vrijgesteld van limieten. Hierbij kun je denken aan de Nationale Bioscoopbon.

KYC-procedure

Het is mogelijk voor webshops om alsnog een cadeaukaart van meer dan 50 euro te verzilveren, maar zullen zij het KYC-procedure moeten invoeren. Het KYC-procedure, of wel “know your customer/client” is vergelijkbaar met de identiteitscheck bij banken. Het is een screeningsproces waarbij je de persoonlijke gegevens invult, zoals naam en adres. Ook dien je een kopie van je paspoort of ID-kaart mee te sturen zodat gegevens geverifieerd kunnen worden. In de praktijk is dit echter voor veel webshops niet haalbaar en duur.  

Hoe werkt dit nu in de praktijk?

De anti-witwas regels gelden voor open loop cadeaubonnen die je online wilt besteden. Dit zijn kaarten die je op meerdere plekken kunt kopen en inleveren. Denk aan de VVV cadeaukaart of de Fashioncheque.

Klanten krijgen een foutmelding te zien wanneer ze een betaling van meer dan 50 euro willen doen.
Dit geldt ook wanneer je gebruik wilt maken van meerdere open loop cadeaubonnen. Dit leggen we even uit aan de hand van een paar voorbeelden.

Scenario 1
Edwin heeft voor zijn verjaardag een VVV cadeaubon van 75 euro ontvangen en met zijn cadeaubon wil hij een nieuw paar schoenen kopen bij de Bijenkorf ter waarde van 110 euro. Bij het afrekenen kan hij alleen 50 euro betalen met zijn VVV bon, het resterende bedrag van 60 euro zal hij betalen met iDeal. Hij houdt nog 25 euro over op zijn VVV cadeaubon die hij bij een volgende bestelling kan gebruiken in een aangesloten winkel naar keuze.

Scenario 2
Edwin heeft in kerstpakket toevallig een 50 euro cadeaubon voor de Bijenkorf ontvangen. Als hij nu die schoenen besteld, kan hij de 50 euro van zijn VVV gebruiken tegelijkertijd met de 50 euro Bijenkorf bon. Hij hoeft nu alleen nog een tientje bij te betalen.

In sommige gevallen dien je de cadeaukaart eerst online om te wisselen voor een e-voucher van de gekozen winkel.

Scenario 3
Sandra heeft een Fashioncheque met een waarde van 60 euro gekregen. Ze kan nu eindelijk de tas kopen die ze al zo lang op het oog heeft. Ze plaatst de tas in haar winkelmandje en wil bij het afrekenproces de code op haar Fashioncheque invoeren. Ze krijgt een foutmelding dat het geen geldige waarde betreft. Na even online te zoeken ziet zij dat ze de geldwaarde die op de Fashioncheque staat moet inwisselen voor een e-voucher van Zalando. Dit is een eenmalige code van Zalando die je ontvangt en na het omzetten ook alleen in deze winkel nog kunt gebruiken. Met andere woorden: je zet een open loop giftcard om naar een closed loop. Sandra kan hierdoor alsnog het volledige bedrag van 60 euro gebruiken om de tas te bestellen.

Wat betekent dit voor je klant en wat kun jij doen?

Niet elke klant is natuurlijk op de hoogte van het maximale online bestedingsbedrag en dit levert helaas onnodig irritatie op. Maar dit kun je voorkomen door je klant beter te informeren en te begeleiden in het afrekenproces.

Wat kun jij doen in het afrekenproces om het gemakkelijker te maken voor je klant?

1. Pas je webdesign aan zodat het voor de klant niet voelt als een hele opgave.
   Zorg ervoor dat je het afrekenproces opsplitst in beknopte delen zodat klanten in slechts kleine stapjes gegevens invullen. En laat ze zien hoe ver zij in het proces zijn, zoals het voorbeeld hieronder.
   
   
2. Kies de meest logische plek om de cadeaukaart te verzilveren.
   Er zijn veel webshops die de open loop cadeaukaarten opnemen in hun betaalwijzen (naast iDeal, creditcard en Paypal bijvoorbeeld). Deze betalingen verlopen via een betaalprovider. Bij het verzilveren van een open loop cadeaukaarten wordt het bestedingslimiet automatisch gecontroleerd. De webshop hoeft zelf dus niets te doen.
   
   Heb je daarnaast ook een eigen cadeaubon en/of werk je met persoonlijke kortingscodes? Dan kun je er voor kiezen om hiervoor een aparte knop aan te maken in het afrekenproces. Vermeld daarbij welke bonnen je met deze knop kunt inleveren.
   
   
3. Informeer je klanten en laat ze weten waar ze terecht kunnen voor vragen.
   Je doet er goed aan om klanten te informeren over de cadeaubonnen waar een limiet op geldt met een verwijzing naar een duidelijke FAQ pagina of een knop om direct contact op te nemen met de klantenservice.
   
   
4. Let op de manier waarop cadeaukaarten worden verzilverd.
   Indien je verschillende cadeaukaarten accepteert, zorg er dan voor dat de invulvelden ook afgestemd zijn op de informatie die zij bij het verzilveren van de bon moeten verstrekken. Hoe je een cadeaubon verzilverd kan namelijk per kaart verschillen. Bij een VVV cadeaukaart of Fashioncheque heb je bijvoorbeeld het 19-cijferige kaartnummer én een pincode nodig die achterop de kaart staat. Bij een eigen cadeaukaart kun je zelf bepalen wat voor code (cijfer, tekst of combinatie) je gebruikt.
   
   
5. Verdiep je in de werking van de cadeaukaart zodat je goed voorbereid bent.
   Daarnaast heb je nog aantal andere redenen waarom een kaart het niet doet. Denk aan een cadeaukaart zonder saldo, een kaart dat verlopen is of nog geactiveerd moet worden. Of simpelweg een cadeaukaart die je niet accepteert. Zorg ervoor dat je jouw klanten ook bij dit soort vragen kunt helpen. Verwijs ze bijvoorbeeld door naar de desbetreffende uitgever van de kaart voor algemene voorwaarden bij een verlopen kaart. Of stuur ze een link waarmee ze hun saldo kunnen controleren.

Al met al zorg je er zo toch voor dat je een positieve indruk achterlaat bij je klanten. 

Maximaal limiet voor cadeaukaart waarde en identificatieplicht voor de koper

Ook hier hebben de afgelopen jaren veranderingen in plaatsgevonden. Voorheen kon je maximaal 250 euro op een cadeaukaart zetten. Dit bedrag is verlaagd naar 150 euro. Wil je klant toch een cadeaukaart van meer dan 150 euro bestellen, dan moet hij of zij verplicht het KYC-procedure doorlopen.

Geldigheid van cadeaubonnen: toen en nu

Hoewel een cadeaubon altijd van pas komt, verdwijnen ze ook nog veel ongebruikt in de lade. Voor de ondernemer geen punt, maar voor een consument is dit natuurlijk zonde. Het merendeel is namelijk niet onbeperkt geldig. 

Wist jij dat voorheen de wettelijke geldigheidsduur van een cadeaubon slechts 1 jaar was? Het is alweer een jaar geleden (1 januari 2022) dat dit is verlengd naar 2 jaar. Het maakt niet uit wie de bon koopt, op welke wijze de bon is aangekocht (in een fysieke winkel of in de webshop) en welke vorm de bon heeft (kaart, papier of online).

Er zullen altijd klanten zijn die nog oude cadeaubonnen hebben liggen van vóór deze datum, dan zijn de oude regels van toepassing. Let dan even op het volgende:

• Staat er een vervaldatum op de cadeaubon? Dit is de datum waarop de kaart verloopt.
• Bij alleen een uitgiftedatum en geen vervaldatum is een kaart 5 jaar geldig vanaf die datum. In de meeste gevallen is de kaart ook na die tijd bruikbaar, maar de uitgever kan de bon weigeren.
• Is er geen uitgiftedatum én geen vervaldatum op de kaart aanwezig? En staat er nergens vermeld waar je de geldigheid kunt vinden? Dan is de cadeaubon onbeperkt geldig.
• Cadeaubonnen voor een eenmalig event verlopen na het betreffende In dit geval mag de kaart korter dan een jaar geldig zijn.

Is de cadeaubon korter dan 2 jaar geldig volgens de voorwaarden en is de cadeaubon gekocht na 1 januari 2022? De klant staat dan in zijn recht om de algemene voorwaarden als vernietigend te beschouwen. Deze zijn in dit geval onredelijk bezwarend.

Bedrijven die aangesloten zijn bij Stichting Keurmerk Cadeaukaart hebben hun eigen richtlijnen. Deze richtlijnen zijn niet bindend, maar worden wel aangehouden door bedrijven die bij de stichting zijn aangesloten. Indien je jouw winkel of webshop aansluit bij deze stichting, zorg er dan voor dat je op de hoogte bent van de voorwaarden zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Cadeaubon vs tegoedbon

Hier is vaak wat verwarring over. Een cadeaubon of giftcard is een betaalmiddel. Verkoop je cadeaubonnen in de webshop of in de winkel? Dan kan de ontvanger zelf bij die winkel(s) iets uitzoeken voor het bedrag dat op de kaart is gezet, het is dus vrij te besteden (in overeenstemming met de algemene voorwaarden van de cadeaubon). Het is niet mogelijk om een cadeaubon in te wisselen voor geld. Het is daarom altijd verstandig om de voorwaarden te controleren. Hoe zit het bijvoorbeeld met een bestelling die je online besteld met een cadeaubon, maar later retour stuurt?

Een tegoedbon is wat ingewikkelder. Er gelden andere regels voor aankopen die je in de winkel hebt gedaan en een bestelling dat je online plaatst. Tegoedbonnen worden met name ingezet als onderdeel van service of als compensatie naar de klant toe. Het is geen recht en ondernemers zijn niet verplicht om dit te verstrekken. Een online tegoedbon kun je bijvoorbeeld aanbieden wanneer je de levertijd niet kunt waarmaken of uit coulance wanneer een product beschadigd is buiten de garantietermijn. Als verkoper moet je van tevoren melden hoelang de tegoedbon geldig is, maar er is geen regelgeving over de geldigheid hiervan. Als verkoper bepaal je zelf hoe lang de tegoedbon gebruikt kan worden.

Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat zowel een cadeaubon als een tegoedbon géén vervanging zijn van een terugbetaling bij een online bestelling. Je hebt hier te maken met koop op afstand. Wettelijk gezien heeft een consument recht op een terugbetaling. Wanneer de consument een online een bestelling plaatst heeft hij of zij een wettelijke bedenktijd van 14 dagen (herroepingsrecht). Binnen dit termijn kan de consument een koop ongedaan maken zonder reden van opgaaf. Dit gaat in vanaf het moment dat het product is ontvangen of een dienst is afgesloten. 

Dit is waarom je als ondernemer cadeaukaarten moet laten maken

Nu ben jij volledig op de hoogte van de veranderde regels omtrent acceptatie en het verzilveren van cadeaukaarten. Dit lijken behoorlijk wat factoren waar je als verkoper rekening mee moet houden. En toch willen we benadrukken dat het verkopen van cadeaukaarten ook veel voordelen oplevert.
Zie het als een marketingtool waar elke ondernemer gebruik van kan maken. Of je nu een restaurant, bloemenzaak, speciaalzaak of kledingwinkel hebt.

1. Het is een stukje branding voor je eigen webshop of winkel. Geef daarom jouw cadeaukaart een eigen ontwerp dat aansluit op je huisstijl. Uit onderzoek van het British Promotional Merchandise Association (2012) zorgen geschenken er voor dat consumenten of bedrijven de naam van jouw merk of bedrijf herinneren en hier een positieve associatie aan
   
   
2. Het levert extra omzet op. Volgens de uitgever van VVV cadeaukaarten (giftcard van het jaar 2021/2022) besteed maar liefst 84% van de consumenten meer dan de waarde die op de cadeaukaart staat. Gemiddeld zelfs 4 keer meer dan de te besteden waarde op de bon.
   
   
3. Het is extra service dat je aanbiedt. Klanten hoeven niet te zoeken naar het ideale geschenk, maar de ontvanger krijgt een cadeau waar hij of zij blij mee is én als ondernemer pluk jij daar de vruchten van. Een win-win voor elke partij.
   
   
4. Vaste klanten introduceren maar al te graag hun favoriete winkel bij bekenden en familie. Ze zouden het immers niet cadeau doen als ze zelf geen fan zijn van jouw producten of diensten. Uit onderzoek blijkt tevens dat zo’n 13% van de consumenten bij een nieuwe winkel of webshop een bestelling plaatst. Zo vergroot je jouw klantenkring eenvoudig en laat je de kracht van een persoonlijke aanbeveling voor je werken.
   
   
5. Kies je er voor om je aan te sluiten bij een open loop cadeaukaart? Dit levert je tegen relatief lage kosten (provisie) meer zichtbaarheid op. Door gebruik te maken van een netwerk kun je aanzienlijk meer potentiële klanten bereiken.

Het voordeel van digitale cadeaukaarten is dat het kostenefficiënt (geen drukkosten) en milieuvriendelijk is. Daar staat wel tegenover dat 59% van de consumenten nog de voorkeur heeft voor het kopen van een fysieke cadeaukaart omdat je dit kunt verpakken en overhandigen aan de ontvanger.

Ook in de B2B branche doen cadeaubonnen het goed

Als eindejaarsgeschenk aan je medewerkers, als zakelijk geschenk of afsluiter na een samenwerking met een klant. En wat dacht je van een winactie met een cadeaubon als prijs? Cadeaubonnen zijn allang niet meer alleen voor consumenten. Het wordt steeds vaker ingezet als tool bij relatiebeheer en laat dit nou een belangrijk aspect zijn van B2B marketing.

Voor je werknemers

Met name de cadeaubon valt altijd goed in de smaak bij werknemers. Zo laat onderzoek van Hawk Incentives (2017) zien dat betrokken werknemers onder andere 38% meer productief zijn, 50% hogere verkoop realiseren en 50% meer klantenbinding ervaren.

Voor zeker 52% van de werknemers is een cadeaukaart het favoriete eindejaarsgeschenk – de ontvanger is immers vrij om het te besteden en ontvangt dus een cadeau dat ook echt bij hem of haar past.

Voor klanten, partners en leveranciers

Geschenken zijn een effectieve manier om klanten, partners of leveranciers aan je te binden. Zo heeft het Amerikaanse Advertising Speciality Institute (2010) onderzocht wat de effectiviteit van geschenken in de B2B branche zijn. Hierin kwamen indrukwekkende cijfers naar voren. Het bleek namelijk dat 50% van de ontvangers op korte termijn zaken doet en 30% op lange termijn. Ook liet het een positieve indruk van het imago achter bij de ontvangers. Er zijn diverse uitgeverijen voor cadeaukaarten waarbij je de kaart ook kunt personaliseren met een eigen bedrijfslogo waardoor je bovendien ook werkt aan de branding van jouw bedrijf.

Voor de B2B branche is het dus een uitstekende manier om bijvoorbeeld een band op te bouwen met nieuwe klanten, maar ook voor het onderhouden van een langdurige relatie met een partner of leverancier.

Een aantal praktische tips voor ondernemers bij het verkopen en verstrekken van online cadeaubonnen

• Zorg ervoor dat de klantenservice ook op de hoogte is van de wet- en regelgeving omtrent het inwisselen van cadeaubonnen. Zo kunnen zij klanten beter helpen die vragen of problemen hebben bij het gebruik van een cadeaubon. Zo blijven je klanten tevreden en los je de kwestie snel op.
• Vermeld altijd de website of pagina waar klanten meer informatie en de algemene voorwaarden kunnen terugvinden.
• Bied cadeaukaarten op verschillende manieren aan. Denk aan een fysieke kaart, een digitale kaart of een kaart die je kunt inwisselen voor een specifiek product of dienst, een (tijdelijke) actie of evenement. Denk aan een cadeauset met voorgeselecteerde artikelen, een limited edition product of een aangepast arrangement.
• Het oog wil ook wat. Zorg er daarom voor dat je ook aandacht besteed aan de uitstraling van de cadeaukaart en de verpakking ervan.
• Zorg ervoor dat je uiteenlopende bedragen aanbiedt of dat klanten zelf het gewenste bedrag kunnen kiezen.
• Verstrek je ook digitale cadeaukaarten? Zorg er dan voor dat de koper de mogelijkheid heeft om de kaart rechtstreeks naar de ontvanger te sturen, met een persoonlijk bericht én op de gewenste datum. Indien gewenst zou je ook voor de klanten die liever een fysiek cadeau overhandigen de mogelijkheid kunnen bieden om de bon thuis uit te printen.
• Maak van je vaste klanten ambassadeurs. Dit geldt natuurlijk voor B2B als B2C. Klanten die regelmatig producten of diensten bij je afnemen kun je met een nieuwsbrief informeren over de mogelijkheid van een cadeaubon.
• Speel in op feestdagen om de cadeaubonnen te promoten. Laat je klanten bijvoorbeeld weten dat zij ook met Moederdag, Black Friday of voor de feestdagen een cadeaubon bij je kunnen bestellen.
• Vindbaarheid en zichtbaarheid zijn cruciaal. Zorg ervoor dat de cadeaukaarten gemakkelijk te vinden zijn in de webshop en op een zichtbare plek in de winkel liggen. Met online marketing kun je de cadeaubonnen via social media, e-mailmarketing en Google Ads onder de aandacht brengen.